Ce qu’un logiciel de gestion de parking gratuit coûte à un parking payant

Un logiciel de gestion de parking gratuit est un logiciel d’affectation de places. Il sait quelle place revient à qui, et il n’a strictement aucune opinion sur l’argent.

Il n’existe pas d’offre gratuite chez ParkAgenda, et autant le dire ici plutôt qu’au dernier paragraphe. Nos tarifs sont publics : 199 EUR par parking et par mois, dégressif à partir de plusieurs parkings. La question qui mérite un calcul, c’est ce que le gratuit coûte à un parking payant. Ce n’est pas zéro, et le montant se calcule avec vos propres chiffres.

Ce que le gratuit vous donne réellement

Une grille de places, un nom dans chaque case, un calendrier de réservation. Pour un parking d’entreprise où personne ne paie, le problème est réglé et vous pouvez arrêter la lecture ici.

Ces offres gratuites viennent du parking d’entreprise. Sharvy, Skedda ou Parkable font bien leur métier, et leur métier c’est l’affectation : une population connue, un badge connu, une place qui ne coûte rien de toute façon. Rien n’arrive d’un tiers. Personne ne remet de clés. Personne n’encaisse 40 EUR en espèces un dimanche matin auprès d’un client rentré avec dix-neuf heures de retard et de mauvaise humeur.

Un parking aéroport payant est un autre métier, avec un calendrier qui lui ressemble de loin.

Les quatre métiers qu’un outil gratuit ne fait pas

La caisse, la commission par canal, les no-shows et les dépassements, et la relève entre deux équipes. Ces quatre-là finissent tous dans un tableur, et le tableur est l’endroit où la marge s’en va.

La caisse

Un outil d’affectation n’a pas de journal de caisse. Il n’y a nulle part où écrire que Sofia a encaissé 45 EUR en espèces à 22h40 pour la place 112, que le billet est allé dans la boîte, et que la boîte a été comptée à 6h par quelqu’un d’autre. Sans un nom d’agent sur chaque ligne et sans comptage aveugle, un écart de caisse est un mystère au lieu d’être une question qu’on pose à une personne précise.

La commission par canal

Un outil gratuit enregistre une réservation. Il n’enregistre pas que celle-ci vient d’un revendeur à 22 %, celle-là d’un autre à 18 %, et la troisième de votre propre site à 0 %. Le chiffre d’affaires net par canal n’existe donc pas, et la décision de garder ou non un revendeur se prend sur le volume brut, ce qui avantage toujours le canal le plus cher. C’est la source portée par la réservation qui rend la comparaison possible, et ce qu’un système de réservation doit faire quand vous ne possédez pas le canal de vente explique comment elle y arrive.

Les no-shows et les dépassements

La voiture qui n’arrive jamais et celle qui revient un jour et demi trop tard sont les deux événements qui cassent un plan d’occupation, et aucun des deux n’a sa place dans un outil d’affectation. Un dépassement demande une règle : une franchise, un tarif horaire, un montant calculé, et un humain qui le confirme, l’ajuste, ou l’annule parce qu’il y a six personnes dans la file.

La relève de 14h

L’agent du matin sait que la Volvo de la rangée C a ses clés dans le deuxième tiroir, parce que c’est le frère du client qui vient la chercher. Un outil gratuit n’a pas d’endroit pour ça, donc l’information reste dans une tête, et à 14h cette tête rentre chez elle.

Chiffrer le tableur avec vos propres chiffres

Prenons un parking de 320 places, 68 % d’occupation moyenne, séjour moyen de 7 jours, soit environ 31 arrivées et 31 départs par jour. 65 % des réservations arrivent par trois revendeurs, le reste en direct. Ces chiffres sont un exemple, pas un client, et le calcul ci-dessous mérite d’être refait avec les vôtres.

Ligne 1 : le temps de rapprochement. Un responsable à 42 000 EUR brut coûte à l’entreprise environ 59 600 EUR une fois les charges patronales intégrées, pour 1 607 heures annuelles. Soit à peu près 37 EUR de l’heure. Quarante-cinq minutes par jour, six jours sur sept, cela fait 4,5 heures par semaine, environ 19,5 heures par mois. Autrement dit 720 EUR par mois passés à recopier trois relevés de revendeurs dans une feuille et à se battre avec les écarts.

Ligne 2 : les dépassements jamais facturés. Trois pour cent de 31 départs, cela fait à peu près un par jour au-delà de la franchise. À 12 EUR en moyenne, ce sont 360 EUR par mois auxquels vous aviez droit et que vous n’avez pas encaissés, faute de règle connue et de montant à montrer au client.

Ligne 3 : les soldes qui repartent avec la voiture. Un pour cent des départs avec 55 EUR de reste à payer en moyenne, cela fait environ 510 EUR par mois. Dans un tableur, un solde est une cellule que quelqu’un doit penser à regarder, à 5h40, avec une file derrière lui.

Total : environ 1 590 EUR par mois face à une licence à 199 EUR. Le total n’est pas le sujet. Le sujet, c’est que trois de ces quatre lignes sont invisibles dans un tableur, parce qu’un tableur contient exactement ce que quelqu’un a pensé à y saisir.

Les trois fuites qu’un tableur ne voit pas

Un tableur enregistre ce qu’on y a écrit. Tout ce qui fuit, fuit justement parce que personne ne l’a écrit. C’est pour cette raison que la perte n’apparaît jamais dans la feuille avec laquelle vous la cherchez.

• Les espèces qui partent dans une poche. Pas parce que vos agents sont malhonnêtes. Parce qu’une ligne de 40 EUR encaissée à 22h40 par un chauffeur qui dépannait l’accueil s’écrit au dos d’une fiche, et que la fiche passe à la machine à laver. Un comptage aveugle en fin de poste rend l’écart visible le lendemain matin au lieu de la fin du trimestre.
• Le dépassement dont personne n’a discuté. La voiture est rentrée avec dix-neuf heures de retard, trois clients attendaient, l’agent a laissé passer. C’est souvent la bonne décision. Vous devriez quand même savoir à quelle fréquence, sur quelles tranches horaires et sur quel canal, et aujourd’hui vous ne le savez pas.
• La commission acceptée sans vérification. On ne contrôle pas le relevé d’un revendeur avec une feuille construite en recopiant ce même relevé. Il faut votre propre trace de la réservation, rattachée à sa source, créée le jour où elle est arrivée et pas le jour où le relevé est arrivé.

Quand le gratuit est vraiment la bonne réponse

Si aucun argent ne circule sur votre site, n’achetez rien. Un outil d’affectation gratuit est le bon produit, et tout le reste est une ligne de budget gaspillée.

• Un parking d’entreprise avec plus de salariés que de places, et une liste d’attente à tenir.
• Un petit site sans navette, sans voiturier, sans clés conservées et sans tiers qui vous envoie des réservations.
• Tout site où une seule personne fait tout le travail sur chaque poste, sans relève à rater.

Le seuil n’est pas un nombre de places. C’est le moment où une deuxième personne doit savoir ce que la première a fait. C’est là qu’un outil d’affectation cesse de suffire, et cela peut arriver à 80 places comme à 300.

Ce que coûte ParkAgenda, et ce que ce prix n’achète pas

199 EUR par parking et par mois, puis 179, 159 et 139 à mesure que vous ajoutez des parkings, avec deux mois offerts en paiement annuel et sans frais de mise en service. Jusqu’à deux responsables et dix agents. Le détail est sur la page tarifs.

Voici ce que ce prix n’achète pas, dit franchement, parce que vous le découvririez de toute façon.

• Il n’achète pas un prestataire de paiement. ParkAgenda enregistre ce que votre agent a encaissé, en espèces ou sur votre propre TPE. Le produit ne touche jamais l’argent de votre client et ne traite aucune carte.
• Il n’achète pas une grille tarifaire. Il n’y a ni moteur de prix ni barème dans le produit. Les prix arrivent sur la réservation ou sont saisis par un agent.
• Il n’achète pas de factures ni de justificatifs fiscaux pour vos clients. Ce n’est pas dans le produit.
• Il n’achète pas de matériel. Pas de caméras, pas de barrières, pas de lecteurs de plaques.

Ce qu’il achète, ce sont les quatre métiers du début. Une file unique pour tous les canaux, avec la source enregistrée sur chaque réservation. Un journal de caisse à écriture unique, un nom d’agent sur chaque ligne, des comptages aveugles, des remises entre agents, des dépôts en banque et un récapitulatif par parking exportable. Un supplément de dépassement calculé à partir de votre franchise et de votre tarif horaire, puis confirmé par une personne. Le chiffre d’affaires, la commission par source et le net après commission dans les analyses, avec une comparaison sur la période précédente de même durée.

Si c’est l’économie des canaux qui vous intéresse en premier, le revenue management d’un parking aéroport commence par le mix de canaux traite le sujet en entier.

Le seul chiffre à poser avant de décider

Calculez le coût chargé d’une heure de responsable chez vous, puis comptez les heures par semaine qui partent en rapprochement et en ressaisie. Ce chiffre-là tranche la question, et aucun tableau comparatif de fonctionnalités ne le fera à sa place.

1. Salaire brut annuel, multiplié par votre coefficient de charges, divisé par les heures travaillées dans l’année. C’est votre coût horaire.
2. Heures par semaine passées à contrôler des relevés, relancer des soldes et ressaisir des réservations, multipliées par 4,33. Ce sont vos heures mensuelles.
3. Multipliez les deux et comparez à une licence. Si la licence perd, gardez le tableur la conscience tranquille.

Beaucoup de petits parkings sortent du côté du tableur, et ils ont raison de le garder. Ceux qui n’en sortent pas sont presque toujours ceux qui travaillent avec des revendeurs, parce que le contrôle des relevés est la ligne qui grossit le plus vite et ne redescend jamais.

Les questions qu’on nous pose

Existe-t-il une version gratuite de ParkAgenda ?

Non. Il y a une seule offre, facturée par licence de parking, au mois ou à l’année. Tout est sur la page tarifs, et il n’y a pas de frais de mise en service cachés.

Un logiciel de parking gratuit peut-il gérer des réservations de revendeurs ?

Il peut les contenir, au sens où vous pouvez les saisir. Il ne sait pas les rattacher à une source avec un taux de commission, dédoublonner une réservation envoyée deux fois, ni mettre de côté un e-mail qu’il n’a pas su lire. Ces trois choses sont exactement ce qui rend un relevé de revendeur vérifiable.

Quelle est l’organisation la moins chère qui tienne debout ?

Un tableur, une fiche imprimée par voiture, une caisse comptée à chaque relève et une personne qui tient la discipline. Cela fonctionne, jusqu’au jour où cette personne part en congés. La sortie de ce fonctionnement est décrite dans quitter le tableur sans perdre une réservation.

L’étape suivante

Faites le calcul en trois lignes cette semaine, avec votre vraie masse salariale. Si le résultat dit qu’une licence coûte moins cher que la feuille, la page tarifs donne les montants et la FAQ donne les conditions, y compris ce que deviennent vos données si vous partez.