Rédiger un cahier des charges auquel aucun éditeur ne peut répondre oui partout

La plupart des cahiers des charges de logiciel de parking sont recopiés d’une plaquette de constructeur de barrières. Résultat : tous les éditeurs répondent oui à toutes les lignes, les notes finissent à trois points d’écart, et l’exploitant n’a rien appris.

Voici l’autre type de question. Précise, ancrée dans un moment de la journée, et assez désagréable pour qu’au moins un éditeur soit obligé de répondre non. Nos propres réponses sont en bas de page, avec les six lignes où nous répondons non.

Pourquoi tout le monde répond oui

Une exigence rédigée comme une capacité est un oui automatique. Écrivez « la solution devra permettre la gestion multi-sites » et aucun éditeur au monde ne cochera autre chose.

Ces documents descendent des consultations matériel : barrières, bornes, caisses automatiques. Ce format décrit des équipements. Il produit donc des lignes comme « la solution devra proposer des rapports », que n’importe quel logiciel satisfait. L’éditeur ne ment pas en cochant. La question n’a pas de mauvaise réponse.

Quatre règles pour une question qui trie

Une bonne question nomme un moment, admet une réponse négative, demande une démonstration, et porte sur la panne plutôt que sur le cas nominal. Une ligne qui échoue à ces quatre tests peut être supprimée sans rien perdre.

• Elle nomme un moment. Pas « gestion des plannings ». Plutôt : mardi 4h00, un chauffeur, deux sites, deux créneaux qui se chevauchent.
• Elle admet un non. Si vous n’arrivez pas à imaginer un éditeur sérieux répondre non, la ligne est décorative.
• Elle demande à voir. Sur l’environnement de démonstration de l’éditeur, et clavier en main pendant les cinq dernières minutes.
• Elle porte sur la panne. Tous les systèmes fonctionnent quand le revendeur envoie un e-mail bien formé. Demandez ce qui se passe le matin où il change son modèle.

Les questions sur les équipes

Le planning est l’endroit où un exploitant multi-sites découvre si le produit a compris qu’une personne est une seule personne. Sinon on le découvre à la mise en service, et cela coûte quarante minutes par matin au responsable d’exploitation.

• Peut-on affecter le même agent à deux créneaux qui se chevauchent sur deux sites différents ? Le système refuse, alerte, ou accepte en silence ? Demandez laquelle des trois, pas si « les conflits sont gérés ».
• Un chauffeur peut-il se connecter sans adresse e-mail ? Beaucoup de chauffeurs en contrat court n’ont pas de boîte professionnelle, et leur en ouvrir une à chacun est une ligne de budget bien réelle.
• Quand on recopie la semaine précédente sur la suivante, que deviennent les retouches déjà saisies ? Écrasées ou conservées. Il y a une bonne réponse.

Les questions sur la caisse

Demandez qui a le droit d’annuler une ligne d’encaissement, et si la ligne annulée reste visible ensuite. Si on vous répond qu’on corrige la ligne, ce n’est pas un journal de caisse, et vos écarts ne seront jamais explicables.

• Qui peut annuler une ligne, et la trace garde-t-elle la ligne annulée avec un motif et le nom de la personne ?
• Le comptage aveugle existe-t-il, c’est-à-dire la personne qui compte le fond de caisse ne voit pas le montant attendu avant de saisir le sien ? Un comptage qui affiche la cible d’abord n’est pas un comptage.
• « Carte » veut dire encaissement ou déclaration ? Posez la question à voix haute. Dans la plupart des logiciels d’exploitation, carte signifie qu’un agent a coché une case après un paiement passé sur le TPE du parking. C’est un choix parfaitement raisonnable. Ce n’est pas un encaissement, et la différence se voit dès le premier rapprochement bancaire.

Les questions sur les canaux

Demandez ce que devient un e-mail de réservation que le logiciel n’arrive pas à lire, puis chronométrez le temps qu’il faut à l’éditeur pour atteindre l’écran où cet e-mail attend. S’il n’existe pas d’écran, des réservations se perdent et personne dans la salle ne sait combien.

• Où part une réservation illisible ? Jetée, écrite dans un journal que seul le support consulte, ou mise en attente là où le responsable la voit avec le message brut ?
• Quand un revendeur change son modèle d’e-mail un mardi, qui corrige, et en combien d’heures ? Exigez un chiffre.
• Le taux de commission est-il porté par le canal ou par la réservation ? S’il n’est porté que par le canal, tout votre historique de chiffre d’affaires se réécrit à chaque renégociation.

Cette dernière ligne décide si vous pourrez un jour comparer ce mois de mars à celui de l’an dernier. Le sujet est développé dans ce qu’un système de réservation doit faire quand vous ne possédez pas le canal de vente.

Les questions sur la navette et le voiturier

Demandez d’où vient la liste des clients en attente. C’est soit la déclaration d’une personne, soit une affirmation sur la détection des arrivées, et vous devez savoir laquelle vous achetez.

• Qui ou quoi met un client dans la file d’attente ? Un régulateur qui saisit, un flux de vols, une application client, ou une déduction à partir de l’heure réservée ?
• Que devient une course quand le chauffeur arrive et ne trouve pas le client ? Est-ce un événement compté, ou la ligne reste ouverte jusqu’à ce que quelqu’un fasse le ménage ?
• Le mode de remise des clés est-il confirmé par une personne, ou déduit une fois pour toutes de la réservation ? Clés remises, client garde ses clés et voiturier sont trois responsabilités différentes.

Les questions de sortie

Demandez l’export avant de signer, pas le jour où vous partez. La bonne réponse est un bouton ou un point d’API nommé, la liste des colonnes, et un fichier d’exemple rempli.

• Qu’est-ce qui sort en fichier, dans quel format, et qui a le droit de le lancer ? Un éditeur qui répond « extraction sur demande » vous vend une journée de prestation.
• Les photos et les états des lieux signés sortent-ils avec, ou seulement des lignes ? Un constat de dommage sans ses photos ne vaut rien devant un client.
• La reprise de l’historique est-elle en libre-service ou faite par l’équipe de l’éditeur ? Les deux se défendent. La seconde a un délai, et ce délai doit être écrit.

La question matériel, posée correctement

Une seule question fait tout le travail : citez les trois derniers sites où vous vous êtes raccordés à une barrière ou à un lecteur de plaques déjà installé, et dites qui a écrit le connecteur. Le reste du volet matériel est de la plaquette.

Beaucoup de sites d’éditeurs affichent « intégration LAPI ». Parfois cela désigne une intégration installée, chez un client nommé, avec un fournisseur nommé. Parfois cela veut dire que le produit possède un champ plaque. Demandez le nom du fournisseur, et demandez si son technicien sera au rendez-vous. Avant d’écrire la ligne, lisez ce que veut dire s’intégrer à un parking, et qui tire les câbles.

Un exemple chiffré, et comment le noter

Prenons un parking de 400 places à douze minutes de l’aéroport. Deux sites, 11 salariés, deux navettes, environ 60 % des réservations par trois revendeurs. Ces chiffres sont un exemple, pas un client.

Douze questions, notées 2, 1 ou 0. Deux : l’éditeur a montré l’écran. Un : il l’a décrit et propose de le montrer la semaine suivante. Zéro : oui, sans écran derrière.

Le résultat utile n’est pas le total. C’est la liste des lignes où les trois éditeurs marquent zéro, parce que c’est la part de votre exploitation qu’aucun produit de votre liste ne couvre, et que quelqu’un dans votre bureau continuera à la faire à la main l’an prochain. Chiffrez ce travail manuel avant de décider, pas après. Et décidez avant les démonstrations quelles lignes sont éliminatoires : après, on trouve toujours une bonne raison de repêcher le produit qu’on préférait.

Nos réponses, avec les non

Voici comment ParkAgenda répond à son propre questionnaire. Les oui d’abord, puis les non, qui sont la partie intéressante.

• Deux créneaux qui se chevauchent pour un même agent sur deux sites : refusé, et le conflit est nommé.
• Connexion d’un chauffeur sans boîte e-mail : oui. Le responsable choisit un identifiant et un mot de passe.
• Ligne de caisse annulée : conservée, remplacée plutôt que corrigée, avec un motif et le nom de l’agent.
• Comptage aveugle : oui. Le montant attendu n’est pas affiché, et l’écart est figé au moment du comptage.
• Voiture qui repart avec un solde dû : alerte, pas blocage. Nous n’allons pas retenir la voiture d’un client pour 12 EUR à 6h du matin.
• E-mail de réservation illisible : mis en quarantaine avec le message brut et le motif. Une personne le valide, le retraite, met l’expéditeur en liste blanche, ou l’écarte. Rien ne disparaît en silence.
• File d’attente navette : construite à partir de la déclaration d’un régulateur, et une tentative sans client au point de rendez-vous est comptée sur la course.
• Mode de remise des clés : proposé par le système, confirmé par l’agent, et tout écart au mode proposé demande un motif.
• Export : réservations, données brutes d’analyse et récapitulatif de caisse, par parking, en fichier.

Les non, maintenant.

• Pas de LAPI, pas de caméras, pas de barrières, pas de bornes. Aucune couche matérielle, aucune lecture de plaques. Nous nous raccordons au système que vous exploitez déjà, via notre API, et notre équipe écrit ce connecteur avec votre fournisseur. L’installation sur site est le métier d’un partenaire local.
• Nous n’encaissons pas le paiement de votre client. Il n’y a aucun prestataire de paiement dans ParkAgenda. « Carte » sur une réservation est la déclaration de votre agent que le client a payé sur votre propre TPE.
• Pas de moteur tarifaire. Pas de grille, pas de barème saisonnier, pas de règles de yield. Les prix arrivent sur la réservation depuis la source ou sont saisis par un agent. Le seul montant que nous calculons est le supplément de dépassement, et l’agent le confirme, l’ajuste ou l’annule.
• Pas de GPS, pas d’estimation d’arrivée, pas d’affectation automatique des courses. Une personne déclare qui attend, un chauffeur prend la course.
• La reprise de l’historique est faite par notre équipe, pas par vous, et elle a un délai.
• E-mail uniquement. Pas de SMS, pas de WhatsApp, pas de notification poussée.

Si l’un de ces non est bloquant chez vous, autant le découvrir sur cette page qu’en troisième semaine de déploiement. Nos prix sont publics, donc la partie commerciale de votre document est déjà remplie sur la page tarifs.

Pour le paysage complet des éditeurs et le type de parking auquel chacun s’adresse vraiment, voir les éditeurs de logiciels de parking, classés par le parking qu’ils font tourner.

Les questions qu’on nous pose

Quelle longueur pour un cahier des charges de logiciel de parking ?

Assez court pour qu’un éditeur réponde honnêtement à toutes les lignes en une seule fois. Douze questions opérationnelles trient mieux qu’une liste de quatre-vingts capacités, et se dépouillent dix fois plus vite.

Faut-il mettre les exigences matériel dans une consultation logicielle ?

Seulement sous forme de questions d’intégration. Nommez la barrière ou le lecteur de plaques que vous exploitez déjà, demandez qui écrit le connecteur, demandez trois sites où l’éditeur l’a fait. Mélanger les spécifications d’équipement à une consultation logicielle, c’est finir par noter un système de réservation sur la vitesse d’une lisse.

Et si un éditeur refuse de répondre par écrit ?

C’est une réponse. Notez « refus » et mettez zéro. Vous achetez aussi une relation fournisseur, et c’est l’aperçu le moins cher que vous en aurez.

L’étape suivante

Réduisez les questions ci-dessus à douze lignes et envoyez les mêmes douze à trois éditeurs. Un document court obtient des réponses honnêtes. Un document long obtient les réponses de la personne disponible le jeudi après-midi. Si vous voulez les nôtres remplies sur vos lignes, par écrit, avec les non tels quels, dites-nous ce que vous exploitez.