Les contrats équipages et personnel doivent vivre dans la même file que les réservations

Cherchez logiciel de parking mensuel et tous les résultats parlent d'abonnements de pendulaires dans un parking de centre-ville. L'équivalent aéroportuaire, ce sont les contrats équipages, les contrats du personnel au sol et les longues durées sous convention. Presque tous les exploitants les tiennent dans un tableur, sur le poste du bureau.

Cette séparation rend le taux d'occupation faux tous les jours, à peu près de la taille du parc sous contrat. Elle à sa place dans le prix et dans la facturation. Elle n'a rien à faire dans le calcul de disponibilité.

Deux façons de se tromper, et la prudente coûte plus cher

Soit les contrats sont invisibles pour le système, soit ils sont retenus comme un bloc de places reserve en permanence. Les deux produisent un taux d'occupation faux, et le second coûte plus cher parce qu'il a l'air raisonnable.

L'invisibilite est l'erreur evidente. La capacité est reglee sur le site entier, les véhicules sous contrat n'apparaissent jamais, et le chiffre affiche sous-estime la realite de ce qui dort dans les rangees contrat ce matin la. Vous survendez sans le vouloir, et vous l'apprenez à la barrière.

L'erreur prudente consiste à baisser la capacité du nombre de contrats et à ne plus y penser. Le système vend alors contre un parking plus petit tous les jours de l'année, y compris ceux ou la moitié des titulaires sont en vol ou en conge. Vous ne survendez jamais. Vous ne remplissez jamais non plus.

Un contrat n'est pas une voiture toujours présente

Les equipages tournent. Un contrat n'est pas un occupant permanent, c'est un véhicule qui arrive pour deux à quatre jours, repart, et revient la semaine suivante. Le personnel au sol est plus regulier, mais il prend des congés.

La contribution réelle d'un parc sous contrat au taux d'occupation n'est donc pas le nombre de contrats. C'est le nombre de véhicules sous contrat physiquement présents ce jour là, et ce nombre varie du simple au double sur un mois ordinaire. Bloquer le parc a plat tombe juste environ un jour sur trente.

Le calcul, avec des chiffres

Prenons un parking de 500 places hors aéroport, avec navette. Ces chiffres sont construits pour montrer le calcul. Ce ne sont pas ceux d'un client.

• 80 contrats mensuels : 48 personnels navigants, 32 personnels au sol, à 85 EUR par mois. Soit 6 800 EUR par mois, 81 600 EUR par an.
• Véhicules sous contrat réellement présents, comptes chaque matin sur un mois de novembre : 54 en moyenne, 33 le dimanche le plus creux, 71 le jeudi le plus chargé.
• Le bureau retient 80 places, donc le système vend contre 420.
• Marge inutilisee moyenne : 80 moins 54, soit 26 places par jour, où 780 jours-place sur le mois.
• À 7,20 EUR de recette moyenne par jour et par place, ces 780 jours-place representent 5 616 EUR jamais mis en vente.

Le parc sous contrat rapporte 6 800 EUR par mois, et le blocage a plat en rend 5 616 en nuits détail que personne n'a eu le droit de vendre. Vous exploitez une activite contrat pour le prix d'un arrondi, et la perte n'apparaît sur aucun rapport, parce qu'une place jamais proposee ne figure nulle part comme un refus.

Reprenons le même site avec l'autre erreur. Capacité laissée a 500, contrats invisibles, 445 réservations détail au planning pour le premier samedi des vacances de la Toussaint. Le tableau de bord affiche 89 %, c'est confortable, donc le comptoir continue de vendre. Ce jour la, 66 véhicules sous contrat sont présents. 445 plus 66 font 511 pour 500 places. Onze voitures arrivent à partir de 5 h 20 sans nulle part ou aller, et celui qui l'apprend est celui qui est sur le trottoir.

Le blocage n'est pas toujours faux. Le jeudi ou 71 véhicules sous contrat étaient présents, retenir 80 places tombait presque juste et rien n'a casse. Il est faux en moyenne, ce qui est pire, parce que personne ne le remarque.

À quoi cela ressemble quand les séjours sous contrat sont dans la file

Mettez chaque séjour sous contrat dans la même file que les réservations détail, avec une vraie date d'arrivée et une vraie date de départ. Le taux d'occupation se calcule alors sur des fenêtres de séjour rapportées à la capacité, et un dimanche a 33 véhicules sous contrat affiche 33, pas 80.

ParkAgenda calcule l'occupation de cette manière pour n'importe quelle date, passée ou future, et la laisse dépasser 100 % volontairement. La surréservation est signalee, jamais bloquée : un indicateur sur les jours à venir, un avertissement non bloquant au moment où la réservation est écrite, et un récapitulatif du soir pour le manager. Le seul blocage dur du produit est physique, et il se trouve a l'autre bout : un véhicule ne peut pas être enregistre en entrée quand les voitures réellement présentes atteignent déjà la capacité, parce qu'a ce moment il n'y a effectivement plus de place.

La deuxième chose qui change, c'est le mix de canaux. Un séjour sous contrat à zéro commission à côté d'une réservation revendeur a 20 ou 25 % change le sens du graphique de recette par source. Tant que les contrats ne sont pas dans le système, ce graphique ne décrit que votre activite détail. Donnez aux séjours sous contrat leur propre source pour que le mix reste honnête.

Une reserve honnête sur ce point : le catalogue des sources de réservation est tenu par ParkAgenda et pas par vous. Ajouter une source Contrat equipage est une demande à nous faire, pas un reglage que vous activez un après-midi. Mieux vaut le lire ici que le découvrir la deuxième semaine.

Le raisonnement sur la marge est detaille dans le chiffre qui dit jusqu'où surréserver un parking.

Le volet argent, et ce que ParkAgenda ne fait pas

ParkAgenda ne facture pas vos clients sous contrat. Il n'y a pas de module contrat, pas de generateur de réservations recurrentes, pas d'abonnement facture à votre client final et aucune facture emise a son nom. Stripe est présent pour vous facturer votre propre licence ParkAgenda, et pour rien d'autre.

Le contrat continue donc d'être négocié, tarife et facture comme avant, dans votre outil comptable ou chez votre comptable. Ce qui change, c'est que la voiture est dans la file. C'est toute la proposition. Elle est plus petite qu'un module et elle vaut davantage.

Une décision reste à prendre, et à écrire quelque part, parce que deux rapports lisent le même champ : le montant porte sur un séjour sous contrat. Si vous inscrivez zéro, l'occupation est juste et la recette par place disponible sous-estime de la totalité de l'abonnement. Si vous répartissez l'abonnement mensuel sur les séjours réellement enregistres, les chiffres de recette redeviennent lisibles. Sur un contrat à 85 EUR avec cinq séjours dans le mois, cela fait 17 EUR par séjour. Aucune des deux regles n'est fausse. Les mélanger d'un parking à l'autre l'est, et c'est ce qui arrive quand personne n'écrit la règle.

Faire entrer un roulement sans le saisir deux fois

Il existe trois chemins honnêtes aujourd'hui, et il vaut mieux savoir lequel on vous vend.

1. La saisie au comptoir. Operationnelle des le premier jour, environ une minute par séjour, et il faut que quelqu'un le fasse vraiment. Pour 80 contrats qui tournent quatre fois par mois, cela représente à peu près cinq heures de saisie.
2. Un CSV mensuel. L'import de réservations est reserve aux administrateurs, ce qui veut dire en pratique que notre équipe le passe. L'écriture est idempotente sur le parking, la source et le numéro de référence, donc renvoyer un fichier corrige met à jour les lignes au lieu de les dupliquer.
3. Un envoi depuis votre outil de planning. Il n'existe ni clé d'API en libre service ni programme d'API partenaire, donc c'est un projet avec un périmètre et une date, pas un interrupteur dans les réglages. Quiconque vous dit le contraire n'a pas regarde son propre modèle d'authentification.

Et si vos equipages entrent déjà par une barrière et un lecteur de plaques, ce matériel est le vôtre et il le reste. ParkAgenda n'a ni caméra, ni commande de barrière, ni reconnaissance de plaque. Ce qu'il a, c'est la plaque comme champ du séjour, donc une lecture faite par votre système peut être rapprochée d'une réservation. Le raccordement est un connecteur écrit par notre équipe avec votre fournisseur, et l'installation physique est faite par un partenaire près de chez vous.

Lire une plaque et la rapprocher d'une réservation sont deux problèmes différents. C'est explique dans la LAPI lit des plaques, elle ne sait pas qui a réservé et dans une barrière qui s'ouvre sur une plaque n'est pas un système de réservation.

Questions fréquentes

Faut-il créer une réservation à chaque fois qu'un equipage se gare ?

Oui, par l'un des trois chemins ci-dessus. C'est le coût de la proposition et autant le dire clairement. En échange, vous obtenez un taux d'occupation sur lequel vous pouvez vendre le samedi des vacances de février, au lieu d'un chiffre discrètement faux de quarante voitures.

Cela veut-il dire que je vends moins de places ?

Non. Cela veut dire que vous cessez de vendre contre un chiffre qui n'a jamais été vrai. La plupart du temps l'effet est inverse : un bloc a plat retient plus de places que le parc sous contrat n'en utilise, et remettre les séjours dans la file vous rend ces journées.

ParkAgenda peut-il facturer les contrats tous les mois ?

Non. Le produit n'émet aucune facture à vos clients, ni sur les contrats ni sur le détail, et aucun justificatif fiscal. Gardez cela dans l'outil que vous utilisez déjà pour ça.

Prenez un mois et faites le comptage. Chaque matin, notez combien de véhicules sous contrat sont physiquement présents, et comparez avec le bloc que vous retenez. Si l'écart depasse cinq places, vous avez une décision de tarification, pas un problème de logiciel. La page fonctionnalités montre comment un séjour est enregistre, et la page tarifs mérite d'être ouverte dans l'onglet d'a cote, parce que vous allez vouloir peser un chiffre contre l'autre.