Le chiffre qui vous dit jusqu'où surréserver un parking

La plupart des exploitants calculent leur marge de surréservation à partir du taux de no-show. C'est le mauvais chiffre. Pire: en pleine semaine de vacances scolaires, il vous dira de vendre plus au moment précis où il faudrait vendre moins.

Un no-show retire une voiture qui n'allait pas venir. Il vous rend une place pour la totalité d'un séjour, et il vous la rend un mardi après-midi aussi volontiers qu'un samedi matin. L'événement qui refuse vraiment un client payant est ailleurs. Une voiture censée sortir hier soir est encore sur sa place quand celle qui a acheté cette place se présente à 4h30.

Le no-show et le dépassement ne sont pas deux faces d'une même pièce

Le no-show retire de la demande. Le dépassement retire de l'offre, à une heure précise, un jour précis. Un seul des deux vous laisse debout à l'entrée sans place à donner.

On les confond parce que les deux se lisent comme un écart entre ce qui a été vendu et ce qui s'est passé. Sur un tableur, ils se ressemblent. Sur le terrain, non. Un no-show un mardi à 14h vous rend une place pour six jours. Un dépassement de quatre-vingt-dix minutes ne coûte rien, sauf s'il tombe dans votre vague d'arrivées. Là, il coûte un refus, un appel, et un client qui racontera que votre parking était complet alors qu'il avait payé.

Le refus se joue dans une seule heure, et vous savez laquelle

Un parking hors aéroport se remplit tôt le matin et se vide le soir. Presque personne ne sort à 5h, parce qu'aucun vol retour n'atterrit à cette heure-là. Les places dont vos arrivées de 5h ont besoin ont donc été libérées la veille, entre 19h et 0h30, par des clients venus récupérer leur voiture après un vol retour.

Toute la dépendance est là. Votre plus grosse vague d'arrivées est financée par le créneau de restitutions de la veille au soir. Si ce créneau sous-livre, c'est la vague d'arrivées qui paie, et elle paie en moins de deux heures.

Il faut l'avoir vu une fois. 4h20, la navette est partie, six personnes attendent à l'accueil, et la rangée que vous aviez prévue a encore des voitures dessus. Personne dans l'équipe ne commet d'erreur. Le planning a été construit sur un total journalier, et une journée n'arrive jamais sous forme de total.

Deux colonnes et un histogramme

Il vous faut la sortie prévue et la sortie réelle de chaque séjour terminé. L'écart entre les deux, c'est le dépassement, et c'est sa distribution qui vous manque.

Prenez une semaine de pointe de l'an dernier et exportez-la. Soustrayez la sortie prévue de la sortie réelle, ligne par ligne. Gardez le signe: une voiture partie deux heures en avance, c'est de la capacité réelle et elle compte. Ensuite, oubliez la moyenne. Elle est écrasée par les clients partis à l'heure, et ceux-là n'ont jamais posé de problème. Le chiffre utile, c'est la part d'un créneau de restitutions du soir encore présente le lendemain matin, à l'heure où vos arrivées démarrent.

Dans ParkAgenda, les deux colonnes sortent du même export. L'export des réservations et l'export de données brutes des statistiques portent chacun les dates prévues, les heures d'entrée et de sortie réelles, et la source de la réservation sur chaque ligne.

Un exemple chiffré

Ces chiffres sont un exemple, pas un client. Prenez un parking de 320 places près de Lyon Saint-Exupéry, un samedi d'août.

• 142 arrivées sur la journée, dont 39 entre 4h30 et 6h. C'est le créneau qui contraint tout le reste.
• 51 voitures devaient être restituées la veille au soir, entre 19h et 0h30.
• Sur l'export d'août dernier, 940 séjours terminés: la moitié des restitutions dans les vingt minutes autour de l'heure prévue, trois quarts dans l'heure et quart, et 7 pour cent d'un créneau du soir encore présents le lendemain matin.

Sept pour cent de 51, cela fait 3,6 voitures. On arrondit à quatre. À 4h30, le tableau affiche 266 voitures présentes sur 320 places: 54 places libres pour 39 arrivées. Si vous aviez supposé que les 51 restitutions avaient bien eu lieu, vous auriez tablé sur 58. La queue de distribution vous en a pris quatre.

Quinze places de marge. C'est ça, la marge de surréservation, et c'est un nombre de voitures sur un créneau, un matin donné.

Refaites le calcul dans l'autre sens. Un taux de no-show de 3 pour cent sur 300 séjours qui chevauchent la journée, cela fait neuf réservations supplémentaires que vous vous autorisez à vendre. Où tombent-elles? Réparties sur tout le profil d'arrivées, au prorata. Le créneau critique représente 27 pour cent des arrivées du jour, donc deux ou trois de ces neuf atterrissent là où la contrainte se joue. La marge réelle était de quinze places. La méthode no-show en a dimensionné neuf et en a livré deux au bon endroit.

L'argument tient en une phrase. La marge est un nombre de places sur un créneau. Le taux de no-show est un pourcentage d'un portefeuille. Ce ne sont pas des grandeurs de même nature, et l'une ne se convertit pas en l'autre.

Les vacances scolaires déplacent les deux chiffres, en sens inverse

Pendant une semaine de vacances, le taux de no-show baisse: une famille qui a payé une semaine à Djerba se présente. La queue des dépassements, elle, s'épaissit sur la même semaine. Les charters décollent plus tard, les vols retour glissent, et davantage de clients demandent une journée de plus alors qu'ils sont encore en l'air.

En France, le découpage en zones A, B et C étale ce pic sur trois week-ends au lieu d'un seul. La forme de votre semaine de pointe change, donc la forme de la queue change aussi. Vérifiez-le sur vos propres lignes avant d'agir: refaites l'histogramme sur une semaine de vacances puis sur une semaine de mars, et comparez la queue de droite plutôt que le milieu. Le comportement d'une semaine de pointe est détaillé dans ce qui change vraiment dans un parking pendant les vacances.

Découpez la queue par source de réservation

Refaites l'histogramme une fois par source. Vos réservations directes et le portefeuille d'un revendeur ne dépassent pas de la même façon, et chaque ligne exportée porte déjà sa source. Le découpage vous coûte un tableau croisé.

L'enjeu dépasse la capacité. Si les restitutions d'un canal débordent systématiquement sur votre vague du matin, ce canal consomme en silence des places que vous auriez pu vendre deux fois, et sa commission vaut moins que ce que dit le contrat. Le calcul du mix de canaux le pose proprement, et l'économie réelle d'un parking hors aéroport chiffre ce que rapporte une place un matin de pointe.

Ce que ParkAgenda fait ici, et ce qu'il ne fait pas

ParkAgenda ne surréserve pas à votre place. Il n'y a pas de moteur de yield, pas de plan tarifaire, pas de grille de tarifs et aucune recommandation. Le calcul ci-dessus vous appartient.

Ce que le produit apporte, ce sont les entrées du calcul et des alertes qui ne bloquent jamais une vente.

• Le taux d'occupation prévisionnel pour n'importe quelle date, passée ou future, calculé à partir des fenêtres de séjour rapportées à la capacité. Il a le droit de dépasser 100 pour cent, volontairement.
• Un indicateur sur les jours à venir, un avertissement non bloquant quand vous saisissez une réservation sur une journée déjà au-dessus de la capacité, et un récapitulatif optionnel envoyé à 20h la veille, dans le fuseau horaire du parking.
• Les arrivées ventilées par heure et le jour de pointe, pour trouver votre créneau critique sans le reconstruire à la main.
• Le rythme de réservation: combien de réservations sont au portefeuille pour un jour d'arrivée à venir, comparé au même jour de délai l'an dernier.
• L'export des lignes brutes, pour que l'histogramme soit un travail de tableur et pas une demande au support.

Une seule chose bloque, et c'est la bonne. Une voiture ne peut pas être enregistrée en entrée quand le nombre de voitures déjà entrées atteint la capacité. L'occupation prévisionnelle est un plan et peut dépasser 100 pour cent. Le nombre de voitures sur site est un fait, et il ne dépasse pas.

La rubrique Tendances tarifaires des statistiques est un regard en arrière: prix moyen d'une réservation, recette moyenne par jour et RevPASD sur la période que vous choisissez. Ce n'est pas une prévision et cela ne fixe aucun prix.

Les questions qui reviennent

Le taux de no-show ne sert donc à rien?

Si. Il vous renseigne sur votre mix de canaux et sur votre politique d'acompte, et il a sa place dans votre reporting. Il ne dimensionne simplement pas une marge de surréservation, parce qu'il n'est pas mesuré à l'heure où la contrainte mord.

Combien d'historique faut-il?

Une période équivalente. Août dernier pour cet août. Une seule semaine de pointe contient assez de lignes pour voir la forme de la queue, et c'est la forme qui compte.

Nous n'avons jamais surréservé. Est-ce que cela nous concerne?

C'est la manière la moins chère de savoir si vous devriez. Comptez les places libres pendant votre heure d'arrivées la plus chargée, sur une semaine de pointe complète. Si la réponse est quinze tous les matins, vous avez exploité un parking qui n'a jamais été complet en le facturant comme s'il l'était.

Prochaine étape: exportez une semaine de pointe de l'an dernier, gardez la sortie prévue et la sortie réelle, et comptez les voitures encore présentes à votre heure d'arrivées la plus chargée. Pour voir où se trouvent ces exports et la vue occupation dans le produit, la page fonctionnalités en donne la version courte.